Setup quán cafe. Nói thì dễ nhưng khi bắt tay vào làm lại không dễ chút nào. Nhất là khi bạn đang ấp ủ ý tưởng kinh doanh quán cafe. Bạn không biết phân bố và sử dụng nguồn vốn như thế nào cho hợp lý. Bạn không biết lộ trình bắt đầu từ đâu, công việc cần làm là gì?

Trước khi bắt đầu setup một quán cafe bạn cần định hình trước ý tưởng hoặc mô hình quán của bạn. Bạn cần phải có những phác thảo sơ khai cho nó, hình dung những điều mình muốn làm. Nó sẽ là một quán cafe như thế nào? Một quán cafe sách hay một quán cafe thú cưng,…

Bắt đầu setup quán cafe, chúng ta cần thực hiện các bước sau:

1. Xác định chi phí định đầu tư

Có 2 loại chi phí mà bạn nên biết và có kế hoạch chi tiêu rõ ràng. Đó là: chi phí cố địnhchi phí duy trì.

+ Chi phí cố định: Tiền cọc mặt bằng, thiết kế và thi công nội ngoại thất, máy móc pha chế, chi phí các vật dụng, chi phí nhân công…

+ Chi phí duy trì: chi phí mặt bằng, điện, nước, internet, điện thoại, nhân viên, thức uống, lương thực, thực phẩm, quà tặng khuyến mãi, chi phí marketing…

Bạn cần có bản phác thảo chi tiết hóa mục tiêu lợi nhuận để đứng vững trước những khó khăn và phát sinh bất ngờ.

2. Xác định loại hình setup quán cafe

Bạn cần phải xác định đối tượng khách hàng mục tiêu mà bạn hướng tới. Khách hàng là người trả tiền, nuôi sống cửa hàng. Vì thế nghiên cứu thị trường và tập khách hàng mục tiêu là vô cùng quan trọng.

Ví dụ như, cafe sách mở ra để hướng tới những người thích đọc sách và không gian yên tĩnh.

Cafe sách

Cafe sách

3. Tìm địa điểm quán hợp lý

Địa điểm có vai trò rất quan trọng tới sự thành bại của quán. Quán của bạn trang trí đẹp, đồ uống và phục vụ tốt. Nhưng ở một góc khuất không được khách hàng biết tới thì hiển nhiên doanh thu không thể cao được.

Vậy nên các công việc bạn cần làm: tìm và khảo sát địa điểm, đánh giá các yếu tố để lựa chọn nơi phù hợp, làm các thủ tục giấy tờ cần thiết.

– Tránh đặt quán trên đường 1 chiều: nếu bạn muốn vào quán cafe nhưng bạn lỡ đi quá nó. Và nó nằm trên đường một chiều thì bạn có vòng lại không? Câu trả lời chắc chắn là không. Trừ khi quán cafe đó thực sự rất thu hút đối với bạn.

– Tránh đặt quán ở địa điểm có vỉa hè nhỏ: đồ uống của bạn có thể ngon, không gian đẹp. Nhưng không có chỗ để xe hoặc chỗ để xe quá nhỏ. Điều đó cũng khiến khách hàng không hài lòng và khó quay trở lại quán của bạn. Bạn cần có một nhân viên điều phối xe tốt ở vị trí này.

– Chọn mặt bằng mà buổi tối ít người qua lại: Bạn sẽ để mất một lượng khách rất lớn đấy. Vì buổi tối là thời gian khách hàng uống cà phê nhiều nhất. Nhất sau một ngày làm việc mệt nhọc và căng thẳng. Đây là thời điểm lý tưởng để bạn có thể tăng doanh thu. Vì doanh thu lúc này có thể là nhiều nhất trong ngày. Vậy nếu quán cafe của bạn đã đặt trong một vị trí như vậy. Hãy tập trung và truyền thông tốt về những hoạt động buổi tối phong phú tại quán.

Lưu ý đặc biệt quan trọng: với những người kinh doanh cafe “thương hiệu mới” nên tránh: mô hình cafe vườn và cafe thưởng thức. Vì chi phí đầu tư lớn, thời gian hoàn vốn lâu.

4. Thiết kế thi công, trang trí quán.

Sau khi đã xác định xong chi phí, ý tưởng về loại hình quán cũng như mặt bằng quán chúng ta bắt đầu vào giai đoạn thiết kế và thi công thôi.

Thiết kế thi công quán cafe

Thiết kế thi công quán cafe

Ở giai đoạn này công việc phải làm là: lên ý tưởng, phác thảo và xây dựng bản vẽ kỹ thuật. Bạn có thể lựa chọn một nhà thầu thiết kế và thi công quán. Hoặc tự làm trên ý tưởng trang trí riêng của bạn.

Hãy tìm ra định hướng thương hiệu ngay từ đầu! Định hướng thương hiệu giúp bạn lên concept quán chuẩn, không bị lạm chi phí.

5. Đồ uống và menu

Lên menu thực đơn cho quán cafe

Lên menu thực đơn cho quán cafe

Chất lượng đồ uống là điều quan trọng nhất. Bởi vì chất lượng đồ uống tốt và ổn định sẽ giữ chân được khách hàng lâu hơn.

Để có được đồ uống thật sự thu hút thì cần điều chỉnh cost nguyên liệu và bàn tay pha chế tài ba của bạn hoặc bartender bạn thuê. Vậy nên trước khi có ý định mở quán cafe, bạn hãy dành nhiều thời gian trải nghiệm những đồ uống của những quán cafe khác. Để hiểu được họ đang như thế nào và bạn có thể làm tốt hơn không?

Tuy nhiên đồ uống quan trọng nhất nhưng không phải là điều duy nhất. Ở bước này bạn còn cần phải: lên menu đồ uống hợp lý, công thức pha chế đồ uống, nguyên vật liệu pha chế, tính cost đồ uống…

Bạn có thể tham khảo một vài chiến lược định giá ở đây!

6. Nhân viên phục vụ

Nhiều khi, những yếu tố khó kiểm soát như nhân viên phục vụ mới là yếu tố quyết định việc khách hàng có quay trở lại quán của bạn hay không. Bạn có muốn vào lại một quán cafe mà nhân viên phục vụ luôn mặt lạnh hay nói chuyện cộc lốc không?

Vậy nên các công việc mà bạn cần làm là tuyển dụng và đào tạo nhân viên ở vị trí: nhân viên bàn, nhân viên pha chế,…

Dù thuê parttime hay fulltime thì vấn đề đào tạo luôn phải đặt lên hàng đầu trước khi giao việc cho nhân viên của bạn.

7. Các phương án quản lý nguyên liệu, vật tư, xử lý khủng hoảng

Nếu quán vận hành trơn tru thì tất cả đều vui vẻ. Nhưng khi số lượng khách tăng lên, các nhà cung cấp nguyên liệu pha chế nhiều hơn, bắt đầu có những phản hồi không tốt từ khách hàng… thì vấn đề sẽ không còn là đơn giản nữa.

Vì thế bạn cần lường trước những điều có thể xảy đến đối với quán cafe của bạn. Bạn cần phải xây dựng phương án bảo quản nguyên liệu, sắp xếp và sử dụng vật tư hợp lý, dự trù các phương án giải quyết khủng hoảng để có những giải pháp ứng cứu kịp thời.

Lưu ý: Cần đảm bảo nguyên liệu pha chế. Đây là điểm mấu chốt quan trọng nhất đối với mọi quán cafe.

8. Marketing và làm mới quán của bạn

Marketing là công việc bắt buộc phải làm cho tất cả các quán cafe. Nhất là với một quán cafe mới cần marketing để truyền tải thông điệp của sản phẩm, thương hiệu đến cho khách hàng. Xây dựng bộ nhận diện thương hiệu, kênh giao tiếp trên internet, các hoạt động khuyến mãi…

Chương trình khuyến mãi nhân ngày khai trương

Chương trình khuyến mãi nhân ngày khai trương

Các công việc cần làm ở đây là: thiết kế logo, thiết kế menu, thiết kế đồng phục cho nhân viên (nếu có), thiết kế và in ấn các công cụ trade marketing. Xây dựng các kênh online: Fanpage Facebook, mạng xã hội ẩm thực…

Khi quán bắt đầu mở cửa, để nhiều người biết đến thì quán của bạn phải có những chương trình khuyến mãi đặc biệt nhân ngày khai trương,… . Để thu hút khách hàng và lưu giữ ấn tượng tốt trong lòng họ.

Hãy thử các chương trình như: mua 1 tặng 1, khuyến mãi 50%, tạo chương trình quảng cáo đặc biệt,… . Để khách hàng biết đến và ủng hộ quán của bạn nhiều hơn.

Tuy nhiên, có một thực tế là khách hàng sẽ giảm đi sau khi đợt khuyến mại kết thúc. Vậy là thế nào để kích cầu khách? Hãy kết hợp cả hình thức uống tại chỗ và take away, làm phong phú menu bằng cách thường xuyên ra món mới và cắt giảm món có doanh thu kém, bán chéo với những đối tác không cùng phân khúc, hoạt động buổi tối phong phú hơn để khách hàng không cảm thấy đơn điệu…

Hệ thống mạng wifi là một điều không thể thiếu trong mọi quán cafe hiện nay. Giải pháp wifi marketing giúp bạn xây dựng được hệ thống wifi ổn định, hợp lý. Đồng thời cung cấp giải pháp marketing cho quán cafe của bạn. Sở hữu giải pháp 2 trong 1 này ngay tại đây!

Trên đây là các công việc sơ bộ bạn cần làm trước khi mở quán và vận hành quán cafe. Chúc các bạn thành công!